Poznámku zapíše katastrální úřad do katastru:

a)       na základě doručeného rozhodnutí nebo oznámení soudu nebo správce daně, z něhož vyplývá, že nastaly skutečnosti, které jsou podle § 9 ZápPrNe důvodem pro zápis poznámky do katastru. Aby bylo rozhodnutí nebo oznámení soudu či správce daně způsobilé k provedení zápisu poznámky do katastru, musí v něm být uvedeno, kterých nemovitostí se má zápis poznámkou týkat. Nemovitosti přitom musí být uvedeny tak, jak to stanoví § 5 odst. 1 KatZ,

b)       na základě návrhu toho, v jehož prospěch má být poznámka do katastru zapsána. Na rozdíl od soudu nebo správce daně musí jiná osoba, která navrhuje zápis poznámky do katastru, svůj návrh doložit listinou, která prokazuje, že nastaly skutečnosti odůvodňující zápis poznámky do katastru. V listině, na jejímž základě má být zápis poznámky do katastru proveden, opět musí být nemovitosti, kterých se navrhovaný zápis týká, označeny tak, jak to stanoví § 5 odst. 1 KatZ.

Návrh na zápis lze doložit:

a)       rozhodnutím o nařízení výkonu rozhodnutí prodejem nemovitostí - v případě, že byl nařízen výkon rozhodnutí prodejem nemovitostí,

b)       rozhodnutím soudu o povolení ochranné lhůty - v případě, že byla povolena ochranná lhůta v konkurzním řízení,

c)       rozhodnutím soudu o nařízení konkurzu - v případě, že byl prohlášen konkurz,

d)       v případě, že byl u soudu podán návrh na vyrovnání - kopií podaného návrhu potvrzenou podacím razítkem soudu, kterým soud potvrzuje, že návrh byl soudu skutečně podán,

e)       v případě vydání předběžného opatření - rozhodnutím soudu o vydání předběžného opatření,

f)       v případě podání žalobního návrhu k soudu, kterým se navrhovatel u soudu domáhá, aby soud vydal takové rozhodnutí, na jehož základě by mohl být do katastru proveden záznam (jedná se zpravidla o žalobu na určení, že existuje vlastnické či jiné věcné právo k nemovitosti svědčící navrhovateli) - kopií podaného žalobního návrhu potvrzenou podacím razítkem soudu, kterým soud potvrzuje, že návrh byl soudu skutečně podán.

Pokud je návrh dokládán rozhodnutím, mělo by rozhodnutí být opatřeno zpravidla doložkou vykonatelnosti. V listinách, aby na jejich základě mohl být proveden zápis poznámkou, musí být nemovitosti, kterých se má zápis týkat, označeny způsobem stanoveným v § 5 odst. 1 KatZ.

Náležitosti návrhu na zápis poznámky nejsou (s výjimkou toho, že návrh musí být doložen předepsanou listinou) právním předpisem stanoveny. Je však zřejmé, že by v návrhu mělo být uvedeno: komu je určen, jaký zápis do katastru se navrhuje, kdo zápis poznámkou navrhuje. Návrh by měl být datován a navrhovatelem podepsán.